Delapan tips efektif berkirim e-mail

DELAPAN TIPS EFEKTIF BERKIRIM E-MAIL

BERKIRIM email merupakah salah satu aktivitas yang sangat dekat
dengan kehidupan sehari-hari para profesional.
Anda tentu sering menggunakan email untuk berkomunikasi dengan
atasan, rekan kerja, klien, bahkan calon bos potensial jika sedang
mencari pekerjaan.

Akan tetapi, tidak sedikit orang yang kurang teliti dan berhati-hati ketika menulis dan mengirimkan email, sehingga tak jarang membuat penerimanya merasa kesal bahkan tersinggung membacanya.

Nah, berikut ini adalah sejumlah tips untuk membantu Anda berkirim email secara efektif:

1. Tulis judul baru setiap kali Anda memulai
percakapan baru. Judul email berfungsi memberitahu penerima pesan mengenai isi email yang dikirimkan.
Jangan sampai judul yang Anda tulis berbeda dengan isi pesan yang ditulis, karena hal tersebut dapat membuat bingung penerima pesan.

Baris judul yang deskriptif membantu orang dengan cepat memindai inbox mereka untuk memutuskan pesan mana yang hendak dibaca pertama, dan juga membantu ketika ingin mencari pesan tertentu ketika percakapan berakhir.

2. Jangan gunakan email apabila ada media lain yang lebih masuk akal.
Gunakan email hanya jika itu merupakan metode terbaik. Dalam budaya kerja, pesan instan (instant messenger) lebih populer dan praktis digunakan untuk percakapan yang membutuhkan feed back cepat.

Jika Anda mengetahui bahwa kolega menghabiskan lebih banyak waktu di jalan sehingga lebih sering membaca pesan teks daripada email, lebih baik gunakan pesan teks untuk menjangkaunya.

3. Jika seseorang mengirimkan email untuk menanyakan sejumlah pertanyaan, latih diri Anda untuk membalas pesan secara inline, dengan menyisipkan jawaban Anda tepat di bawah setiap pertanyaan yang diajukan.

4. Jaga isi email agar tetap ringkas dan tepat sasaran. Gunakan kalimat secara efisien dan jangan bertele-tele agar tidak membingungkan penerima pesan.

5. Tanyakan penerima email apakah mereka lebih memilih Anda menyisipkan lampiran (attachment) atau memilih dituliskan di dalam tubuh email (inline).
Banyak orang tidak suka menerima lampiran karena membuang-buang waktu.
Oleh karena itu, ada baiknya bertanya cara mana yang mereka sukai apabila Anda harus bolak-balik mengirimkan email.

6. Hindari menggunakan sapaan akrab ketika menuliskan email yang berhubungan dengan pekerjaan.
Anda tentu ingin menjaga citra profesional sebaik mungkin di hadapan kolega.

7. Gunakan email pribadi untuk koresponden pribadi, termasuk untuk mencari pekerjaan baru. Jangan menggunakan email perusahaan tempat Anda bekerja.

8. Jangan berbagi alamat email dengan orang lain, misalnya pasangan, baik itu email pribadi maupun email bisnis.
Setiap orang dewasa harus memiliki alamat email mereka sendiri.